Zaman yönetimi; kişilerin günlük yaşamları içinde zamanlarını verimli ve etkili bir planlama çerçevesinde yönetme ve organize etme sürecidir.

Kişilerin zamanlarını doğru kurgulamak, üreticiliklerini ve yaşam içindeki tüm süreçlerini başarıyla yönetebilmek adına gerçekleştirecekleri etkili zaman yönetimi, önemli bir kişisel organizasyon yönetimi olarak da tanımlanabilir.

Hızla akan yaşam içinde kişinin gerçekleştirmesi gereken görevlerini, projelerini, sosyal sorumluluklarını, işlerini hatta hobilerini doğru planlanacak zaman yönetimi teknikleri ile bilinçli şekilde idare edebilme yetkinliği olan zaman yönetimi;  kişisel gelişim açısından da önemli bir unsurdur.

Zaman Yönetiminin Önemi Nedir?

Kişilerin zamanlarını, belirli günlük aktiviteler arasında nasıl planlayacaklarını ve hangi etkinliği ne kadar süre ayıracaklarını doğru organize etmelerini sağlayacak olan doğru zaman yönetimi yaklaşımları;  günlük yaşam içinde sıkça bahsi geçen zaman yetersizliği konusunun başlıca çözümüdür.

Etkili zaman yönetimi; bireylerin yaşamları boyunca ulaşmak istedikleri hayallerine, hedeflerine, başarılarına ulaşmak konusunda, zamanlarını verimli kullanmalarına ve kendilerini doğru yönetmelerine katkı sağlayan en önemli araçtır.

Zaman yönetimi, bireylerin özel hayatlarının yanı sıra kariyer yönetimleri açısından da başarının en önemli öğelerinden biri olarak görülmekte ve günümüzde birçok işletmenin insan kaynakları departmanları tarafından önemsenerek, şirket çalışanlarına yönelik zaman yönetimi eğitimi verilmektedir.  Rekabetin hızla arttığı iş dünyasında işletmelerin de kendi dinamikleri içinde zamanı doğru yönetmeleri gerekliliği ve dolayısıyla işletmelerde zaman yönetimi önem kazanmaktadır.  Şirket içi işleyişlerin doğru kurgulanması, iletişimde ve organizasyonlarda maksimum verimin sağlanması amacıyla personellerine doğru zaman kullanımı konusunda zaman ve stres yönetimi eğitimi veren kurumsal yapıların sayısı gün geçtikçe çoğalmaktadır.

Henüz okul çağı itibariyle öğrencilere verilen eğitimde zaman yönetimi ve akademik başarı odaklı dersler, bireylerin kariyer gelecekleri açısından önemli bir yaklaşım olarak bireyleri iş hayatına hazırlamak ve performanslarını ölçümlemek adına önem kazanmaktadır.

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Doğru zaman yönetimi öncelikle kişinin kendini ve hedeflerini doğru tanımlamasıyla gerçekleşebilir. Herkes için zaman yönetimi yaklaşımı ve performanslar farklılık göstermektedir. Bundan dolayı kişisel tekniklerini oluşturmak için bireylerin aşağıda başlıklar halinde yer verdiğimiz konularda netlik kazanmaları gerekmektedir.

1.       Hedeflerin ve amaçların doğru belirlenmesi ve listelenmesi,

2.       Hedeflere ulaşacak yolların ve yapılması gereken işlerin ihtiyaç duyabileceği zamanlamaların belirlenmesi,

3.       Kişinin kendi performansını doğru tanımlaması, gün içinde ihtiyaç duyduğu dinlenme sürelerini, uyku vaktini, en verimli olduğu saatleri net bir şekilde kaleme alması,

4.       Hedefe giden yoldaki önceliklerin belirlenerek, kişisel performansı da göz önünde bulundurulması, gerçekçi bir takvim oluşturmak ve günlük, haftalık, aylık hatta yıllık planlamaların yapılması,

5.       Yapılacak işler listesindeki konuların süreçlere bağlanması ve zamanlamaların takibi sonucu takvimin sürekli olarak güncellenmesi,

6.       Zamanında gerçekleşen ve tamamlanan işler için küçük kutlamalar ile bireyin kendini ödüllendirmesi,

7.       Mutlaka hobiler veya sosyal yaşam için zamanlar ayrılması,

8.       Keyfi ertelemelere gitmeden önce büyük çerçeveyi düşünerek, hedefe ulaşmak konusunda geri kalınacak adımların belirlenmesi, gerek kişisel gerekse proje zaman yönetimi süreçlerinin oluşumunda büyük ve önemli paya sahiptir.

Bireyler için olduğu kadar işletmeler için de büyük önem arz eden zaman yönetimlerinin, firma işleyişi ve hedefleri baz alınarak oluşturulacak proje zaman yönetim süreçleri ve bu süreçleri destekleyecek yönetim anlayışları başarıya ulaşmanın en önemli faktörleridir.

En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

Günümüzde zamanı doğru kullanmak ve başarıya ulaşmak adına kullanılan en etkin zaman yönetimi teknikleri şunlardır:

1.       Pomodoro Tekniği

Zihnin çabuk yorulmaması ve dikkatin dağılmaması adına bir konu üzerinde çalışırken çalışma süresinin kısa tutulması ve düzenli aralıklarla molalar vererek tamamlanması yöntemi olan Pomodoro Tekniği, etkili zaman yönetimi teknikleri arasında en fazla karşımıza çıkan sistemdir.

·         25 dakikalık çalışma süresi ardından verilen 5 dakikalık mola karşılığı 1 Pomodoro (yarım saat) olarak tanımlanır.

·         4 adet Pomodoro ardından 25 dakikalık büyük bir mola verilir.

·         Gün boyunca 6-12 arasında Pomodoro gerçekleştirmek etkili zaman yönetimi için iyi bir planlama olarak kabul edilir.

2.       Kanban Tekniği

Japonya’da üretim fabrikalarındaki iş verimliliğini arttırmak için uygulanan bir zaman yönetimi tekniği olarak karşımıza çıkan ve günümüzde en etkin zaman yönetim tekniği olarak kabul gören Kanban Tekniği ise kelime anlamı olan “tabela” prensibi ile hayata geçmektedir.

·         Yapılması gereken bütün işler belirlendikten sonra yapılacaklar listesi hazırlanır.

·         Oluşturulan bir tabelada yapılacaklar, yapılmakta olanlar ve bitenler şeklinde 3 ana kategori yer alır.

·         Yapılacaklar listesindeki başladığında önce yapılmakta olanlar listesine alınır tamamlanması ardından ise bitenler kategorisine alınır.

İş verimliliğinin maksimum düzeyde arttığı gözlenmiş olan zaman yönetim teknikleri arasında Kanban Tekniği; işleyişteki doğru performans analizinin yapılmasına da mümkün kılmaktadır.

3.       Eisenhower Tekniği (Matrisi)

ABD başkanlığı yapan Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen, işlerin önem sırasına göre gruplandırılmasına dayanan bir zaman yönetimi tekniğidir.

Bu teknikle,

·         Yapılması gereken bütün işler listelenir,

·         İşler, önem ve aciliyet durumuna göre sıralanır,

·         Tüm işler bir matris üzerinde sınıflandırılır.

·         En önemli olan işten en acil olmayan işe doğru olacak planlanır,

·         Bu iş planına sadık kalınarak süreçler tamamlanır.

Eisenhower Tekniği ile en önemli ve acil olan işin bitirilmiş olmasının alt sıralardaki iş süreçlerinin daha motive ve daha hızlı şekilde tamamlandığı gözlenmiştir.

Etkili zaman yönetimi teknikleri arasında kullanılan diğer yaklaşımlar ise şu şekilde sıralanabilir;

4.       Hızlı Planlama Yöntemi

5.       Kafein Şekerlemesi Yöntemi

6.       “O kurbağayı ye” Tekniği

7.       Parkinson tekniği

8.       Pareto Prensibi

9.       168 Saat Tekniği

10.   GTD (Getting Things Done) Tekniği

Zaman Yönetimi Yaklaşımları Nelerdir?

Doğru ve etkin kurgulanmış bir zaman yönetimi anlayışını mümkün kılmak için 5 ana yaklaşım modelinden bahsetmek mümkündür.

Zamana sahip çıkma yaklaşımı; bu yaklaşım özellikle iş ortamının yoğun temposu ve stresi içinde bulunan bireylerin kendilerini daha verimli, yararlı ve çevre koşullarından bağımsız kılabilmeleri adına gerçekleştirilen zaman ve stres yönetimi modeli olarak adlandırılabilir.

Başarı yaklaşımı; bu  yaklaşım belirlenen hedefe varmak adına oluşturulan planların büyük bir özveri ile hayata geçirildiği, bireyin sürekli kendini motive ederek, olumlu düşünerek ve başarıya odaklanarak gerçekleştirdiği yaklaşımları kapsar.

ABC yaklaşımı;  başarı yaklaşımından esinlenerek gelişen bu yaklaşım modelinde birey işlerini öncelik sırasına koyarak, önem sırasına göre odaklanma yaşar.

Teknoloji yaklaşımı; dijitalleşen dünyamızda maksimum teknoloji ve bilgisayar programı kullanımının bireylerin zaman kalitesinin artacağına olan inanç üzerine odaklanmaktadır.

Beceri yaklaşımı; bu  yaklaşım  zaman  yönetiminin  bir  yetenek gerektirdiği görüşü üzerine geliştirilmiştir. Bu becerinin geliştirilmesi için yapılan çalışmaları kapsamaktadır.

Kişisel Hayatta, Eğitimde ve İş Hayatında Zaman Yönetimi

Bireylerin tüm hayatının akışını etkileyen doğru zaman yönetimi;  bir yaşam biçimi olarak algılandığı ve henüz eğitim çağı itibariyle kişisel gelişim için bir alışkanlık haline getirildiği takdirde başarıya giden yolda önemli bir rol oynayacaktır.

Henüz okul çağında öğrenim görürken edinilerek hayatın içinde uygulamaya geçirilen, eğitimde zaman yönetimi ve akademik başarı odaklı yaklaşımlar, bireylerin özel hayatlarının yanı sıra kariyer gelişimlerinde de büyük fayda sağlamaktadır.

Toplumun her kesiminde, herkes için zaman yönetimi bir disiplin olarak kabul edilmeli ve hayatın getirdiği sorumlulukların doğru şekilde yönetebilmesi adına hayatın akışına uygulanmalıdır.